Het eerste project, de harmonisatie van de dagindeling, nadert bijna de eindstreep. Vanaf september 2019 zullen er gelijke start- en eindtijden van de onderwijsblokken en de dag gehanteerd worden. Het LUMC zal een jaar later (vanaf september 2020) mee gaan lopen met deze dagindeling.
Het project inschrijven op onderwijs heeft inmiddels het ideale proces voor inschrijven beschreven, waarbij de student centraal staat. Er ligt een plan van aanpak voor het komende jaar.
Binnen de projecten jaarindeling, roostering en studieresultaten wordt momenteel geïnventariseerd wat de knelpunten en kansen op dit terrein zijn, om zo te komen tot een goede afbakening en een heldere doelstelling. Daarna zullen ook deze projecten van start gaan.
In het project digitaal studentenportaal tot slot, wordt onderzocht hoe de student via één centrale ingang toegang kan krijgen tot alle informatie die tot nu toe via verschillende kanalen wordt aangeboden. De komende maanden ligt de focus van dit project op het concretiseren van een Leidse visie op dit onderwerp, en onderzoeken of dit binnen de huidige systemen kan worden gerealiseerd.
Gijs van Es van de gemeente Leiden betrok Studium Generale en HOVO in een samenwerking met BplusC, de Universiteitsbibliotheken Leiden en Leiden Global. Dit samenwerkingsverband kreeg de naam Kennispodium 071. Tijdens de Leidse Nacht van Ontdekkingen in september bracht dit podium een eigen programma over muziek en tijd.
Er werden series HOVO-colleges gehouden in het Rijksmuseum van Oudheden, de Hortus botanicus en in Rijksmuseum Boerhaave in samenhang met de exposities aldaar. Studium Generale organiseerde lezingen rond de exposities in deze musea en in Museum Meermanno en de KB, en verzorgde samen met het Kijkhuis een filmvertoning met een lezing.
Bovendien werd contact gelegd met Leiden Marketing, ter voorbereiding op activiteiten in 2019 (Pelgrimfathers, Rembrandt, Leiden Loves Science). En ter voorbereiding op 2022: Leiden European City of Science.
De universiteit heeft de vernieuwing van Studielink aangegrepen als een kans om de hele inrichting van het systeem en de eigen processen onder de loep te nemen. Verschillende afdelingen van SOZ waren betrokken bij de ontwikkeling.
In diverse werkgroepen hebben medewerkers van SOZ beoordeeld of de voorgestelde wijzigingen de gewenste impact zouden hebben. Waar nodig zijn de processen van de universiteit hier vervolgens op aangepast. Daarnaast hebben de medewerkers de applicatie grondig getest.
De vernieuwing is ook in 2019 nog in volle gang; een aantal onderdelen worden nog opgeleverd en er worden ook weer verbeteringen doorgevoerd op de onderdelen die eerder al live zijn gegaan. De verwachting is dat het project eind april 2019 wordt afgerond.
Deze integratie maakt het voor SOZ-medewerkers mogelijk om de veelgestelde vragen eenvoudig in te voegen bij het beantwoorden van e-mails. Op die manier kunnen medewerkers efficiënter werken en krijgen studenten eenduidige informatie.
Het Frontoffice Studentenzaken kan dankzij de samenvoeging ook inspelen op de actualiteit, door de vragen die in een bepaalde periode het meest gesteld worden tijdelijk meer uit te lichten op de studentenwebsite. Studenten zullen hierdoor sneller zelfstandig het antwoord op hun vraag vinden en geen beroep hoeven doen op het Frontoffice.
De verhuizing bracht een technische uitdaging met zich mee: de koppeling van FAQtory aan het systeem van de studentenwebsite. Daarnaast was er voor de redactie een behoorlijke klus: in samenwerking met de inhoudsverantwoordelijken zijn alle 800 veelgestelde vragen onder de loep genomen en waar nodig herschreven.