Overzichtelijk stappenplan op maat
Sinds 1 oktober 2017 komen alle potentiële studenten die zich via Studielink aanmelden terecht in het nieuwe aanmeldsysteem: een portaal in uSis, dat voor hen op maat is samengesteld. Hierbinnen doorlopen ze stap voor stap het hele proces van aanmelding tot en met inschrijving.

Gebruiksvriendelijkheid
Om te komen tot een zo hoog mogelijke gebruiksvriendelijkheid zijn studenten van de master Toegepaste Cognitieve Psychologie betrokken bij het (her)ontwerp van het portaal. In een later stadium hebben zij ook gebruikerstests uitgevoerd.

Voordelen voor de student
Behalve de algemene verbetering in overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid, zijn er meer voordelen voor de student:

• De informatie uit Studielink wordt hergebruikt, de student hoeft veel gegevens dus nog maar één keer in te voeren;
• Het portaal is tweetalig;
• De student hoeft alleen die gegevens aan te leveren, die noodzakelijk zijn voor zijn aanmelding;
• De student kan gegevens en documenten eenvoudig uploaden in het portaal;
• De student kan eventuele kosten snel en veilig via een webkassa betalen;
• De student kan de status van zijn aanmelding eenvoudig zien in het portaal.

Efficiënt en eenduidig voor medewerkers
De administratieve afhandeling is opnieuw ingericht in het nieuwe systeem. Medewerkers vinden alle informatie per aanmelding gebundeld in één digitaal dossier. Iedereen die een rol speelt in de keten, dus inclusief de facultaire toelatingscommissie, werkt en communiceert vanuit ditzelfde dossier.

Andere belangrijke verbeteringen in vergelijking met oude situatie zijn:

• Het verwerken van dossiers blijft overzichtelijk door statussen en werklijsten;
• De overdracht tussen de afdelingen verloopt niet meer handmatig, maar automatisch;
• Het is niet meer nodig om gegevens handmatig in te voeren;
• Voor verblijfsvergunningen is een geautomatiseerde koppeling met de IND gerealiseerd.

Uitvoering
In dit omvangrijke project, dat ruim 2 jaar doorlooptijd kende, hebben veel afdelingen binnen SOZ samengewerkt. Het team bestond voornamelijk uit medewerkers van Functioneel Beheer uSis, Admissions Office, Studentenadministratie en ontwikkelaars van het SaNS EC. De schermteksten en geautomatiseerde berichten zijn ontwikkeld door medewerkers van de Studentenadministratie, Admissions Office en SOZ Communicatie, in samenwerking met een student van de master Toegepaste Cognitieve Psychologie.