International Office ontwikkelt slim systeem

Welke papieren heeft een buitenlandse (gast)medewerker nodig om aan de universiteit te kunnen werken? Hoe kan de universiteit de noodzakelijke procedures zo vlot mogelijk laten verlopen? Het International Office heeft voor de medewerkers van de afdelingen Personeel & Organisatie een geautomiseerde beslisboom ontwikkeld. Die maakt het allemaal een stuk makkelijker.

De P&O-balie van de de faculteit Sociale Wetenschappen

Procedure
Als iemand uit het buitenland aan de Leidse universiteit komt werken, komt er een hele administratieve machinerie op gang. Die heeft betrekking op drie gebieden: het inreizen, het verblijf en het werken. Het begint met vragen als: uit welk land komt de persoon, komt hij of zij alleen of met partner, hoe lang duurt het verblijf, gaat het om een kennismigrant, wat wordt het inkomen? Dat zijn de vragen die bepalen welke procedure eigenlijk moet worden gevolgd. 

 
Door de ambities van de Universiteit
 Leiden op het gebied van de internationalisering, neemt de
internationale mobiliteit van en naar
Leiden toe.

Bijstaan
Het is primair de verantwoordelijkheid van de afdelingen P&O om de buitenlandse medewerker zo goed mogelijk terzijde te staan bij het afhandelen van de papierwinkel. Nu de Leidse universiteit zich steeds meer internationaal profileert en oriënteert, groeit het belang om de procedures vlot - of althans zo vlot mogelijk - te laten verlopen. Een goed geleidingssysteem was niet voorhanden, vandaar dat besloten werd er zelf een te ontwikkelen.

Gesprekken
Aan de ontwikkeling zijn uitvoerige gesprekken vooraf gegaan: met de faculteiten, de belastinginspecteur, de gemeente, de GGD, de IND,

de afdeling Vreemdelingenzaken van de politie, en de centrale afdeling HRM van het Bestuursbureau. Wat waren de behoeftes en problemen? Toen deze in kaart waren gebracht, bleek een geautomatiseerd systeem de beste oplossing.

De beslisboom leidt de P&O-er als het ware door de van toepassing zijnde procedure. De formulieren die moeten worden ingevuld staan klaar en ook het toetsen van gegevens, bijvoorbeeld het beoogde inkomen aan het minimum inkomen dat de Nederlandse overheid eist, is makkelijk. Verder is het UFO, de universitaire functie-indeling, aan de beslisboom gekoppeld.

Persoonlijk melden
Het systeem linkt zo mogelijk door naar originele bronnen van de ministeries: de gegevens die daar staan over eisen aan een verblijf en dergelijke, worden door die ministeries zelf up to date gehouden. Zo wordt het onderhoud aan het systeem waarvoor de universiteit zelf verantwoordelijk is, tot een minimum beperkt.

Wieleman schat dat 90 tot 95% van de aanvragen met behulp van de beslisboom kunnen worden afgehandeld. Maar er blijft altijd een groep die zich niet in de systematiek van de beslisboom laat dwingen. Een Thaise gastmedewerkster die met een Duitser is getrouwd, iemand die part time komt werken... het systeem voorziet er niet in. Dan is er het backoffice van de universiteit. Dat bestaat uit Marlies van de Bos (7256) en Maarten Lut (3266) of visa@IO.Leidenuniv.nl.

Handbagage
Met de beslisboom kan de universiteit efficiënter werken maar dit heeft geen invloed op de snelheid van andere instanties; het blijft dus van belang buitenlandse werknemers bij voorkeur drie maanden voor hun komst aan te melden bij de afdeling P&O. Het gebeurt nu nog te vaak dat in het buitenland aangetroffen talent bij wijze van spreken in de handbagage wordt meegenomen en vervolgens gedropt bij P&O. Of die de formaliteiten maar even in orde wil maken.

Inmiddels hebben andere universiteiten belangstelling getoond voor het systeem. Leiden wil het niet voor zichzelf houden maar onder welke condities andere instellingen erin kunnen participeren, moet nog worden overdacht.

7 maart 2006/CH