| Of Corporate Express de champagne al stiekem koud had gezet wist niemand in het Academiegebouw. Het bedrijf won de veiling van de verzamelde inkoop van kantoorartikelen en computersupplies van de Universiteit Leiden, de Universiteit van Amsterdam, Wageningen Universiteit en Researchcentrum, de Technische Universiteit Eindhoven, de Hogeschool voor de Kunsten in Amsterdam en de Hogeschool Leiden. Dat het gewonnen had, was ook meteen het enige dat Corporate Express zelf kon zien; niet eens wie de mededingers waren. Het |
De elektronische veiling |
|
Verplichting
Voor organisaties en instellingen die voor meer dan de helft met overheidsgeld worden gefinancierd, én voor de overheid zelf, geldt al vanaf het begin van de jaren zeventig de verplichting tot Europese aanbesteding voor werken (bijvoorbeeld bouw en verbouw), diensten (bijvoorbeeld schoonmaak) en leveringen (goederen). Alleen werd er aanvankelijk niet zo sterk de hand aan gehouden. Al was het alleen maar omdat er nog een infrastructuur moest worden ontwikkeld. Maar langzaamaan trekt de Europese Unie (EU) de touwtjes steeds strakker aan. Zo dienen sinds 1997 accountants de Europese aanbesteding mee te nemen bij het controleren van de jaarrekening; bij het niet naleven van de Europese regels kunnen ze hun goedkeuring onthouden, en dat kan de overheidsfinanciering in gevaar brengen. Het aanhangig maken bij de rechter door het bedrijfsleven van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels, lijkt een kwestie van tijd.
Hoofd inkoop
De verplichting tot Europese aanbesteding is er gekomen om eerlijke en open concurrentie bij overheidsinkoop te stimuleren en om overheidsgeld doelmatig te besteden. Om de Europese aanbesteding bij de Universiteit Leiden te stroomlijnen, is sinds mei Pim Zeldenrijk als hoofd inkoop aangesteld. Hoewel gestationeerd bij het facilitair bedrijf, is de hele universiteit zijn werkterrein. Volgens Zeldenrijk staat Europese aanbesteding voor een werkwijze die in het bedrijfsleven al lang gemeengoed is. 'Het enige verschil is dat wij onze opdrachten aanmelden bij de EU, in dit geval in Luxemburg, die ze op een website publiceert, en dat de procedure vaste termijnen kent. Waar het ons, net als in het bedrijfsleven, om gaat is de goedkoopste leverancier te vinden of degene met de beste prijs/kwaliteit-verhouding.
Eén lijn
Bij de Leidse universiteit zijn inmiddels Europees aanbesteed: papier, post, de printstraat bij het UFB, computers en de droge en verse voedingsmiddelen. Voor 2006 heeft Zeldenrijk op zijn lijstje staan: reis- en verblijfskosten, meubilair, beveiliging, afval- en papiervernietiging en accountancy. En hij speurt nog verder. Voor Europese aanbesteding is het volume in euro's van een bepaalde productgroep per instelling bepalend. Voor 'leveringen' is de ondergrens 236.945 euro; wie dat bedrag of meer aan een bepaalde categorie producten besteedt, moet Europees aanbesteden.
Bij het bepalen van het inkoopvolume bij de universiteit wordt uitgegaan van het totaal van alle faculteiten en instituten, inclusief tweede- en derde-geldstroom-bestedingen. Dit laatste is binnen de universiteit niet overal bekend. Daarom vindt Zeldenrijk het belangrijk om veel werk 'aan de voorkant', zoals hij het noemt, te doen. Dat wil zeggen dat hij er veel energie in steekt om alle onderdelen van de universiteit op één lijn te krijgen bij het beantwoorden van de vraag wat de behoeften en eisen precies zijn.
|
|
Maar als je het erover eens bent dat kwaliteit, service en milieu ook heel belangrijk zijn, kan dat soms ten koste gaan van de prijs. Daarom is het voortraject zo cruciaal want je wilt iedereen mee krijgen.'
Speelruimte
Wat helpt is dat de procedure voor het Europees aanbesteden nogal wat speelruimte biedt. Er kan gekozen worden tussen diverse procedures, aangepast aan hetgeen moet worden ingekocht. Omdat de markt voor kantoorartikelen en computersupplies er een is met maar enkele (grote) aanbieders, was gekozen voor een niet-openbaar systeem: de bieders wisten niet van elkaar dat ze meededen. Verder kan de opdrachtgever specifieke eisen stellen in de vorm van knock-outcriteria: aanbieders die niet aan een voor de opdrachtgever cruciale eis kunnen voldoen, bijvoorbeeld elektronisch bestellen, mogen al vroeg in de procedure worden uitgesloten.
Een instelling mag een productgroep niet in stukken knippen om onder de Europese aanbesteding uit te komen. Het volume van diverse instellingen samenvoegen om zo scherper te kunnen opereren, mag weer wel. De inkopers van universiteiten en hogescholen ontmoeten elkaar in een landelijk overleg. Waar bestaande contracten ongeveer tegelijk aflopen is het profijtelijk om samen te werken. Dat is bij kantoorartikelen en computersupplies gebeurd.
Compenseren
Omdat meer aspecten dan alleen de prijs van belang waren, verdeelden de inkopers in onderling overleg 100 punten over alle relevante aspecten. De punten stonden voor het percentage dat een aspect meewoog in het geheel. De bedrijven met de meeste punten - bijna niemand kreeg 100 punten - konden meedoen met de veiling. (Klik hier voor meer details.) Vrijdag boden vier bedrijven op een fictief pakket van kantoorartikelen en computersupplies. De bedrijven bij wie zwakke plekken waren blootgelegd, konden die alleen nog compenseren door heel laag te gaan met hun prijs. In de rangorde die steeds op het scherm verscheen - en via een beamer op de muur van Universiteitsraadzaal werd geprojecteerd - was de compensatie al verwerkt: wie bovenaan stond, stond ook echt bovenaan.
Het was spannend: de biedende bedrijven kregen telkens een paar minuten om te door te rekenen of ze nog verder konden zakken. Corporate Express ging er uiteindelijk met de buit vandoor.
(CH-29-11-05) |
