De onopvallende kunst van goed gastheerschap

Hélène ter Meer

Sommige mensen doen hun werk pas goed als het niet opvalt. Zoals Hélène ter Meer, chef van het kabinet van het College van Bestuur. Na 34 jaar verlaat ze de universiteit. Ter Meer verzorgde ruim dertig ontvangsten van koningen, presidenten en andere hoogwaardigheidsbekleders. Ze maakte van Pallas een professionele gastvrouw. WUB Haar grootvader was een Leids alumnus die trouw op 8 februari de dies bezocht. Daar wil ik wel werken, dacht Hélène ter Meer, toen ze in 1971 een andere werkgever zocht. In dat jaar werd de Wet Universitaire Bestuurshervorming (WUB) ingevoerd.

Het College van Bestuur, dat toen nog bestond uit vijf leden, kon nog wel een assistent-secretaris gebruiken om de democratiseringsgolf, waar de wet een exponent van was, het hoofd te bieden. Voorzitter van het college in Leiden was toen mr. K.J. Cath. Ter Meer bereidde alle vergaderingen van het College van Bestuur voor, en legde daar verslag van.

Vuurdoop
In 1978 werd ze daarnaast chef kabinet, een functie die niet bij alle universiteiten bestaat. Haar bestuurlijke takenpakket werd uitgebreid met het organiseren van officiële plechtigheden: de academische zitting bij de aanvang van het nieuwe academische jaar, de dies op 8 februari en de ontvangst van koningen, presidenten en andere hoogwaardigheidsbekleders. Dat zouden er vele worden. Een protocollair geheugen was bij de universiteit niet voorhanden, althans niet op het punt van de ontvangst van hoge gasten. Toen dus in 1980 koning Juan Carlos en koningin Sophia van Spanje samen met- toen nog - prinses Beatrix de Leidse universiteit bezochten, was dat een zware vuurdoop. Het Spaanse protocol was zeer streng, en de nazaat van Alva moest wel precies de goede zitplaats krijgen. Ter Meer leerde veel van Cath die bekend was met de Haagse hogere kringen en leunde verder zwaar op het ministerie van Buitenlandse Zaken en de hofhouding.

Nadoen
'Maar het ging allemaal prima en daarna was het gewoon een kwestie van die eerste keer nadoen', zegt ze nuchter. Ze zegt nooit wakker gelegen te hebben van een ontvangst. 'Het zit 'm in een goede voorbereiding. Je moet alles tot in de details regelen. En juist voor die details een alternatief voorhanden hebben waar je op terug kunt vallen. Want als er iets mis dreigt te gaan, is het altijd een detail. 'Wat niet wegneemt dat sommige exercities logistiek lastig waren. Als voorbeeld noemt Ter Meer de opening, in 1984, van het WSD-complex, door koningin Beatrix. 'Een bezoek verloopt volgens een precies tijdschema en toen was bij elk gebouw de architect neergezet. Dat zijn van die enthousiaste vertellers maar je moest er toch voor zorgen dat de koningin nergens te lang bleef staan.' Ook dat lukte weer.

Details
Om een heel andere reden zijn bezoeken van personen uit andere werelddelen wat moeilijker te verzorgen. 'Europeanen, maar ook Amerikanen, hebben ongeveer dezelfde manier van denken als wij', aldus Ter Meer, 'terwijl bijvoorbeeld Japanners en Zuid-Amerikanen toch uit een wezenlijk andere cultuur komen.' En officiële ontvangsten luisteren nauw. 'Niet alleen wat de organisatie betreft let je op de details. Je legt ook nog even schone zeepjes in de toiletten.' Bij het bezoek van de Japanse keizer Akihito en keizerin Michiko in 2000, maakte de Hortus botanicus voor de aankleding gebruik gemaakt van ikebana; zelfs op het toilet waren Japanse bloem-arrangementjes te vinden.

Goed gastheerschap
Van te voren wordt in een Advance Party met de staf van de bezoekende partij doorgenomen waar de voorkeur naar uitgaat: hebben de gasten wetenschappelijke belangstelling, of belangstelling voor een collectie? Ook wordt besproken wat wel en vooral niet op het menu mag staan. ' Het is simpelweg een kwestie van goed gastheerschap. Je confronteert iemand niet met iets wat hij niet lust. Je zet thuis vegetariërs toch ook geen vlees voor?' Ook hier zit de crux in de details.  Zo hield de Engelse premier John Major, die in 1994 de William and Mary Lecture kwam houden, niet van droge wijn, terwijl voor het Nederlandse deel van het gezelschap droge juist wel geëigend was. Ter Meer: 'Maar je kunt zo'n Prime Minister moeilijk als enige een andere fles voorzetten. Gelukkig konden we een goede wijn vinden met een zoetje erin die door iedereen werd gewaardeerd.'

Aantrekkelijk
Bij komst van Major speelde voor het eerst de beveiliging een grote rol, dit in verband met dreiging van de kant van de IRA. Nu zijn uitgebreide beveiligingsmaatregelen een vanzelfsprekendheid. De universiteit heeft sinds een paar jaar ook een speciale veiligheidsofficier in dienst: Jan Verkaar.

Onze universiteit is een populaire bestemming voor hoog bezoek, ook als dat voor een staatsbezoek naar Den Haag komt. 'Leiden heeft veel te bieden, vooral het brede scala op het gebied van letteren en cultuur is aantrekkelijk. Juist doordat we onze talen spreken kunnen we culturen overbruggen. En we zitten natuurlijk vlakbij Den Haag.' Daarnaast hebben koninklijk huis en Leidse universiteit een lange gezamenlijke traditie.

Sokken
Het is een uitstervend soort, maar ze bestaan nog: de slordige wetenschappers die notoir twee verschillende sokken aan hebben. Ergert ze zich daaraan? Nee, zegt Ter Meer, hoewel ze zich er soms op betrapt dat haar blik ongewild schuin neerwaarts gaat. 'Hun verhaal is vaak zo goed dat het niet uitmaakt. Zij zijn er om wetenschap uit te stralen. Het is ook een misvatting dat bij zulke zwaar protocollaire bijeenkomsten  voor echtheid en ongedwongenheid geen plaats meer is. Een bezoek heeft altijd een inhoudelijk thema. En voor een Japanse keizer is het bijvoorbeeld ongebruikelijk, dus juist interessant om met studenten te praten. Het komt toch echt op de mensen aan.'

Samenwerking
De functie van Ter Meer lijkt een solistische maar ze laat haar collega's ruimhartig delen in de eer voor haar jarenlange voorbeeldige taakvervulling. 'Als je je plannen met iemand doorneemt komt die met nieuwe ideeën. Of je hoort jezelf over een idee vertellen dat toch niet zo goed is. Een klankbord hebben is voor mij altijd erg belangrijk geweest. De laatste jaren heb ik veel en prettig samengewerkt met het Evenementenbureau. En voor de grote evenementen heb je steeds ondersteuning van de Ordecommissie, bestaande uit management-assistenten uit het bestuursgebouw. Die weten precies wat ze moeten doen.'

Hélène Ter Meer wordt opgevolgd door Marjan Hahn. Net als zijzelf een dubbeltalent dat zowel de bestuursondersteuning als de organisatie van majeure bezoeken tot in de puntjes beheerst.

(21 juni 2005-CH/HP)