Ondertekening van de samen-werkingsovereenkomst door leden

van de verschillende Colleges van Bestuur

Soorten en maten
Het Studenten Informatie Systeem is de kurk waarop de administratieve organisatie van het onderwijs drijft. Het moet aan talloze eisen van zeer uiteenlopende aard voldoen. Studenten zijn er tegenwoordig in vele soorten en maten: bachelor-, master, doctoraal-, uitwisselings-, voltijds-, en deeltijd-studenten; HOVO- en à la cartestudenten; Nederlandse en internationale studenten, studenten in Leiden, Den Haag, Delft en via E-learning all over de world. Al die studenten moeten worden toegelaten, geregistreerd en de universiteit kunnen verlaten met het juiste certificaat dan wel diploma.

Internetgebruik
Niet alleen de diversiteit onder de 'consumenten' van het onderwijs is de afgelopen jaren fors toegenomen. Binnen de universitaire organisatie zijn steeds meer categorieën medewerkers administratief betrokken bij het onderwijs. Bureau inschrijving, het International Office, onderwijsadministraties, opleidingscoördinatoren, studieadviseurs, bedrijfsvoerders en studentendecanen hebben allemaal baat bij een goed functionerend Studenten Informatie Systeem.

Eisen van studenten
Voorts moet het SIS voldoen aan de eisen die de studenten van deze tijd stellen: de huidige generatie is gewend om veel zaken via internet te regelen en aan die behoefte kunnen de huidige ICT-faciliteiten (ISIS en U-twist) niet in alle opzichten voldoen.

De studenten moeten zelf hun studieresultaten kunnen bekijken, zich kunnen inschrijven voor tentamens, de digitale studiegids en hun rooster kunnen raadplegen en makkelijk bij Blackboard kunnen. Tijdens een studieverblijf in het buitenland moet een goed Leids systeem ervoor zorgen dat de studenten contact met het (universitaire) thuisfront kunnen onderhouden en dat ze toegang blijven houden tot allerlei ICT-faciliteiten.

En dan zijn er nog de eisen aan het SIS die voortvloeien uit de informatie-behoefte van zowel de universiteit zelf als van het ministerie van OCW. 

Meten is weten
Voor de universiteit geldt: meten is weten. Hoe meer bekend is over het studiegedrag van studenten en het verloop van hun studie, hoe meer de organisatie zich daaraan kan aanpassen. Om bij te sturen of om studenten juist tegemoet te komen in hun behoeften. Ook het ministerie wil zijn beleid kunnen aanpassen aan het studiegedrag van studenten. Bovendien heeft de minister van Onderwijs een controlerende taak op het punt van de bekostiging van de universiteit en ook daarvoor is het SIS onontbeerlijk. Deze controlerende functie is aangescherpt nadat zich een paar jaar geleden in het hoger onderwijs onregelmatigheden voordeden.

Samenwerking
Er is dus alle reden om naar een opvolger van ISIS op zoek te gaan. In het najaar van 2004 zijn alle verschillende categorieën gebruikers uitvoerig geraadpleegd. Wat moet een nieuw SIS allemaal kunnen? Op basis van hun antwoorden is een gedetailleerd Programma van Functionele Eisen geschreven.

Vervolgens is in het voorjaar van 2005 contact gelegd met verschillende andere instellingen in Nederland, die ook op zoek zijn naar een nieuw SIS. Door de krachten te bundelen kunnen allerlei kosten die gepaard gaan met de aanbesteding en invoering gedrukt worden. Dat resulteerde in de ondertekening, op 10 mei dit jaar, van een samenwerkingsovereenkomst door de Colleges van Bestuur van de Universiteit Leiden, de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam, de Universiteit van Tilburg en de Radboud Universiteit Nijmegen.

Effectiever
Het nieuwe SIS zal vele nieuwe mogelijkheden bieden op het gebied van self service, uitwisselbaarheid van gegevens en rapportages voor de studenten zelf en het management van de universiteit. Zo kunnen studenten zich in de toekomst zelf online inschrijven, en hun studievoortgang evalueren en beheren. Docenten en studieadviseurs krijgen de mogelijkheid om de student te volgen en te benaderen en zo een effectievere begeleiding te geven.

Aanbesteding
Nadat de samenwerking op bestuurlijk niveau was bekrachtigd, is de selectie van een nieuw SIS in de vorm van een Europese aanbesteding van start gaan. Nederlandse en buitenlandse leveranciers worden in de gelegenheid gesteld om hun systeem voor te dragen. De definitieve keuze wordt in het najaar gemaakt, waarna in 2007 met de invoering kan worden begonnen.

Gelijktijdig met de aanbesteding wordt binnen de Leidse universiteit de interne werkwijze en taakverdeling kritisch tegen het licht gehouden. Hoe kan het werken met de opvolger van ISIS zo efficiënt mogelijk georganiseerd worden? Die vraag wordt besproken met de direct betrokkenen bij de opleidingen en faculteiten.

Het Project Vervanging ISIS staat onder leiding van een stuurgroep, bestaande uit: Jeroen 't Hart (ICS), Menno Tuurenhout (FSW),Jef Jacobs (Letteren), Bea Persoon (ICS), Robert Coelen (International Office), Peter Mostert (Bestuursbureau), Paul van Daalen (I-groep) en Peter Zandveld (Bestuursbureau).

Link:
Alle informatie over het Project Vervanging ISIS