Het einde van de vakantiekaart

Per 1 januari 2007 verdwijnt de traditionele vakantiekaart en wordt elektronische verlofregistratie ingevoerd. Met behulp van hun ULCN-gebruikersnaam en -wachtwoord krijgen medewerkers toegang tot de verlofadministratie. Het programma dat hiervoor wordt gebruikt is Self service gedoopt. Het biedt naast de registratie van verlof nog meer mogelijkheden. Zoals het elektronisch indienen van (reis)declaraties en het zelf wijzigen van persoonsgegevens. Deze functies worden op termijn ook ingevoerd.

Tegoed bijhouden

Niet meer handmatig een vakantiekaart invullen. Leidinggevenden hoeven de kaarten niet meer te controleren, de administraties niet meer alle gegevens over te schrijven op stamkaarten en jaarlijks nieuwe kaarten aan te maken. Einde van een stenen tijdperk.

In het nieuwe systeem van verlofregistratie vraagt elke medewerker via zijn of haar ULCN-account verlof aan. Na goedkeuring door de leidinggevende verwerkt het systeem het verlof. De medewerker kan te allen tijde het nog resterende tegoed bekijken.

ULCN
Self service gaat draaien op ULCN, het Universiteit Leiden Community Network. Dat is het universitaire netwerk dat ook gebruikt wordt voor Blackboard, U-Lip (een dienst van de universiteitsbibliotheek) en het elektronisch stemmen. Medewerkers die van deze functies gebruik maken, zullen de gebruikersnaam en het wachtwoord van hun ULCN-account kennen, anderen die uitsluitend hun werkplekaccount in gebruik hebben, wellicht niet. Zonder dat kunnen zij echter geen verlof aanvragen. Hoe de accountgegevens opnieuw kunnen worden opgevraagd is te lezen op de webpagina van ULCN.

Einde stenen tijdperk
Een papieren verlofkaart lijkt in deze tijd van elektronische communicatie een fossiel uit het stenen tijdperk. Volgens projectleider Conny van der Geest (FB/Bestuursbureau) is de late invoering een kwestie van prioriteit geweest. 'Maar de materie is ook ingewikkelder dan op het eerste gezicht lijkt. Heel veel medewerkers hebben immers geen standaardverlof, er zijn vele varianten mogelijk: ouderschapsverlof, zorgverlof, verkoop van uren aan de universiteit of het sparen van tijd voor een sabbatical leave via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Al deze opties moesten worden ingebouwd in het systeem en bovendien moeten alle gegevens per persoon worden ingevoerd.'

Informatie en instructie
Tussen nu en 1 januari worden alle medewerkers nog enkele keren geïnformeerd; in december wordt een instructie over de werkwijze uitgereikt. Wie nu al vragen heeft kan deze stellen aan Marije van Ruijven: m.vanruijven@bb.leidenuniv.nl.

(31 oktober 2005/CH)